Quy chế hoạt động & Điều khoản dịch vụBộ quy chế và chính sách áp dụng cho Khách hàng và Người dùng nền tảng Wesapp.net. Xem thêm Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Điều 1. Nguyên tắc chung
- Phần mềm Website Thương mại Điện tử Wesapp.net do Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Số DTS (“Công ty”) thực hiện hoạt động và vận hành. Đối tượng phục vụ là các Chủ phòng khám, Phòng khám nha khoa, Doanh nghiệp và Y bác sĩ trên toàn quốc.
- Sản phẩm, dịch vụ được kinh doanh tại Wesapp.net là các gói bản quyền Phần mềm quản lý phòng khám Nha Khoa (cung cấp dưới dạng dịch vụ điện toán đám mây - SaaS). Mọi hoạt động cung cấp dịch vụ tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật Việt Nam.
- Hoạt động giao dịch tại Wesapp.net phải được thực hiện công khai, minh bạch, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người tiêu dùng và các cơ sở y tế.
Điều 2. Quy định chung
- Tên miền Website Thương mại Điện tử: Website thương mại điện tử Wesapp.net do Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Số DTS phát triển với tên miền giao dịch duy nhất là: Wesapp.net và các tên miền con thuộc Wesapp.net (sau đây gọi tắt là: “Website TMĐT Wesapp.net”).
- Định nghĩa chung:
- Bên bán (Đơn vị vận hành): Là Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Số DTS.
- Khách hàng (Chủ phòng khám): Là cá nhân, người đại diện hoặc tổ chức/doanh nghiệp sở hữu phòng khám nha khoa có nhu cầu mua gói dịch vụ phần mềm quản lý trên Wesapp.net.
- Người dùng ủy quyền: Là các Bác sĩ, Y sĩ, Thu ngân, Lễ tân hoặc Nhân viên phòng khám được Chủ phòng khám khởi tạo tài khoản và phân quyền truy cập sử dụng phần mềm.
- Thành viên: Bao gồm Chủ phòng khám, Người dùng ủy quyền và các cá nhân tham khảo thông tin dịch vụ trên website.
- Nội dung bản Quy chế này tuân thủ các quy định hiện hành của Việt Nam. Thành viên khi tham gia Website TMĐT Wesapp.net phải tự tìm hiểu trách nhiệm pháp lý của mình và cam kết thực hiện đúng những nội dung trong Quy chế này.
Điều 3. Chính Sách Gói Dùng Thử Miễn Phí (Free Trial)
- Điều kiện & Quyền lựa chọn đăng ký:
- Trong quá trình tìm hiểu dịch vụ Wesapp.net, nếu Khách hàng/Chủ phòng khám chưa muốn đăng ký gói trả phí ngay, có thể chủ động lựa chọn đăng ký "Gói dùng thử 01 tháng" trên website.
- Tài khoản dùng thử sẽ được kích hoạt ngay lập tức sau khi Khách hàng hoàn tất đăng ký mà không cần nhập thông tin thẻ thanh toán, không cần chuyển tiền hay cung cấp chứng từ phức tạp.
- Cam kết không tự động gia hạn & Khó phát sinh chi phí:
- Gói dùng thử hoàn toàn miễn phí và KHÔNG tự động gia hạn.
- Wesapp.net cam kết không tự động trừ tiền, không thu thập thông tin tài khoản ngân hàng để ràng buộc, và không phát sinh bất kỳ chi phí ẩn nào trong suốt 01 tháng trải nghiệm.
- Quy trình xử lý khi hết hạn 01 tháng dùng thử:
- Khi kết thúc thời hạn 01 tháng dùng thử, hệ thống sẽ tự động tạm dừng quyền truy cập phần mềm nếu Khách hàng không chủ động đăng ký nâng cấp lên gói cước chính thức.
- Bảo lưu dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu phòng khám đã khởi tạo trong tháng dùng thử sẽ được hệ thống lưu trữ an toàn trong vòng 30 ngày tiếp theo. Khách hàng có thể chọn mua gói cước trả phí bất kỳ lúc nào trong 30 ngày này để tiếp tục sử dụng dữ liệu hiện có mà không bị gián đoạn.
- Xóa dữ liệu: Sau 30 ngày kể từ khi hết hạn dùng thử, nếu Khách hàng không đăng ký gói chính thức, hệ thống sẽ tự động xóa an toàn toàn bộ dữ liệu dùng thử theo Quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Điều 4: Quy trình giao dịch và cấp quyền sử dụng
- Dành cho Chủ phòng khám (Đăng ký & Mua gói dịch vụ):
- Bước 1: Tìm hiểu thông tin các gói dịch vụ phần mềm quản lý phòng khám nha khoa được niêm yết trên Wesapp.net.
- Bước 2: Chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô phòng khám và ấn vào nút "Tiếp theo".
- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin đăng ký theo mẫu (Tên miền phòng khám, Họ tên Chủ tài khoản, SĐT, Email, Mật khẩu, Thông tin phòng khám). Nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT, vui lòng điền chính xác thông tin doanh nghiệp/mã số thuế.
- Bước 4: Wesapp.net liên hệ qua Điện thoại/Email để xác thực đơn hàng và tư vấn hoàn thiện hợp đồng (nếu có).
- Bước 5: Sau khi hoàn tất thanh toán, Wesapp.net sẽ gửi thông tin kích hoạt Tài khoản quản trị (Tài khoản Chủ phòng khám) qua Email hoặc giao Hợp đồng tận nơi.
- Quy trình Quản trị và Phân quyền nội bộ phòng khám:
- Sau khi nhận Tài khoản quản trị, Chủ phòng khám đăng nhập vào hệ thống Wesapp.net để thiết lập cơ sở dữ liệu phòng khám.
- Chủ phòng khám có toàn quyền chủ động khởi tạo các tài khoản phụ và cấp quyền truy cập tương ứng cho Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân, Dược sĩ, Nhân viên phòng khám theo chức năng nhiệm vụ.
- Chủ phòng khám chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát và thu hồi quyền truy cập của các Người dùng ủy quyền trong nội bộ phòng khám của mình.
Điều 5. Quy trình giao nhận vận chuyển
- Do sản phẩm là Phần mềm quản lý nha khoa trực tuyến, việc bàn giao dịch vụ được thực hiện bằng cách khởi tạo hệ thống và cấp Quản trị viên (Master Account) qua Email cho Chủ phòng khám ngay sau khi thanh toán thành công.
- Đối với các đơn hàng có yêu cầu Hợp đồng bản cứng, Wesapp.net thực hiện giao Hợp đồng và Phiếu chuyển giao tài khoản miễn phí trên toàn quốc.
- Trường hợp Chủ phòng khám có nhu cầu hỗ trợ cài đặt/đào tạo trực tiếp tại phòng khám, hai bên sẽ thỏa thuận lịch làm việc cụ thể của chuyên viên kỹ thuật.
Điều 6. Quy trình thanh toán
Chủ phòng khám thanh toán theo phương thức sau:
- Thanh toán online (Chuyển khoản tài khoản Công ty):
- Bước 1: Chủ phòng khám xác thực đơn hàng mua gói phần mềm trên Wesapp.net.
- Bước 2: Hệ thống sẽ tự chuyển sang trang thanh toán cho mã QR số tài khoản ngân hàng chính thức của Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Số DTS.
- Bước 3: Hệ thống xác nhận thanh toán thành công và tự động/bán tự động gửi thông tin bàn giao tài khoản quản trị qua Email cho Chủ phòng khám.
Điều 7. Quy định về hoàn trả tiền khi thanh toán trực tuyến
Trong trường hợp Chủ phòng khám đã mua gói dịch vụ & thanh toán trực tuyến thành công nhưng dư tiền, Công ty sẽ hoàn tiền vào tài khoản đã dùng để thanh toán theo thời hạn:
- Đối với chuyển khoản ngân hàng: Thời gian nhận tiền hoàn từ 7 - 15 ngày làm việc.
- Phương án thay thế: Tiến hành quy đổi số tiền chuyển thừa thành thời gian gia hạn sử dụng gói phần mềm tương ứng cho phòng khám.
Điều 8. Đảm bảo an toàn giao dịch
- Chủ phòng khám cần cung cấp chính xác thông tin liên hệ và thông tin phòng khám để Wesapp.net hỗ trợ kỹ thuật và bảo vệ tài khoản khi xảy ra sự cố.
- Khi thanh toán trực tuyến, người thực hiện nên tự mình giao dịch và bảo mật thông tin thẻ. Wesapp.net không lưu trữ thông tin thẻ thanh toán mà kết nối qua hệ thống cổng thanh toán/ngân hàng liên kết an toàn.
- Trường hợp xảy ra lỗi trong quá trình thanh toán trực tuyến, Wesapp.net sẽ giải quyết cho khách hàng trong vòng 12 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận thông tin.
Điều 9. Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Dữ liệu phòng khám
- Mục đích và phạm vi thu thập:
- Thông tin Chủ phòng khám & Phòng khám: Họ tên, SĐT, Email, Mật khẩu, Thông tin phòng khám, Mã số thuế, Địa chỉ, thông tin xuất hóa đơn.
- Thông tin kỹ thuật: Địa chỉ IP, thiết bị đăng nhập, lịch sử thao tác phần mềm, cookie nhằm đảm bảo an toàn thông tin và phòng chống truy cập trái phép.
- Mục đích: Khởi tạo hệ thống quản lý; xuất hóa đơn GTGT; liên hệ hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì phần mềm; cải tiến và phát triển các tính năng quản trị phòng khám và vận hành.
- Cam kết về Dữ liệu Y tế & Khách hàng của Phòng khám:
- Dữ liệu hồ sơ bệnh nhân, lịch hẹn, đơn thuốc, doanh thu của phòng khám nhập trên Wesapp.net thuộc quyền sở hữu tuyệt đối của Chủ phòng khám.
- Wesapp.net đóng vai trò là đơn vị lưu trữ/xử lý hạ tầng kỹ thuật và cam kết không truy cập, không sử dụng, không tiết lộ hoặc chia sẻ dữ liệu bệnh nhân/doanh thu của phòng khám cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Chủ phòng khám.
- Thời gian lưu trữ thông tin: Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên máy chủ của Wesapp.net trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực. Khi chấm dứt dịch vụ, Chủ phòng khám được hỗ trợ trích xuất toàn bộ dữ liệu trước khi hệ thống tiến hành xóa/lưu trữ an toàn theo quy định.
- Địa chỉ đơn vị thu thập và quản lý thông tin:
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS
- Địa chỉ trụ sở: 112/8 Nguyễn Lâm, Phường Diên Hồng, TP. Hồ Chí Minh.
- Điện thoại: 0865573379 - Email: admin@digitalts.co
- Phương tiện tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu: Chủ phòng khám chủ động chỉnh sửa thông tin phòng khám và quản lý tài khoản nhân viên trực tiếp trên giao diện quản trị của Wesapp.net hoặc liên hệ Tổng đài hỗ trợ.
Điều 10. Quản lý thông tin xấu, Bảo mật tài khoản và Bảo vệ tài sản trí tuệ
- Chủ phòng khám và các Bác sĩ/Nhân viên được cấp tài khoản có trách nhiệm tự bảo mật mật khẩu và chịu mọi trách nhiệm pháp lý đối với các thao tác diễn ra dưới tên đăng nhập của mình.
- Thành viên không được thay đổi, chỉnh sửa, tháo gỡ mã nguồn, sao chép, phân phối hoặc tạo các công cụ tương tự dựa trên phần mềm Wesapp.net để cung cấp cho bên thứ ba.
- Quy định nghiêm cấm về trích xuất dữ liệu & AI:
- Thành viên không được sao chép, trích xuất hàng loạt , thu thập tự động (crawl data), tái sử dụng hoặc khai thác giao diện, cấu trúc dữ liệu, báo cáo phân tích y tế, tiện ích phần mềm do Wesapp.net tạo lập. (Quy định này không áp dụng đối với việc Chủ phòng khám trích xuất dữ liệu của chính phòng khám mình bằng chức năng do phần mềm cung cấp )
- Thành viên không được sử dụng các nội dung, dữ liệu, kết quả xử lý từ Wesapp.net để xây dựng, huấn luyện (train AI), vận hành, cung cấp hoặc thương mại hóa bất kỳ phần mềm, ứng dụng, chatbot, công cụ AI hoặc nền tảng công nghệ cạnh tranh nào khác khi chưa có sự đồng ý trước bằng văn bản của Wesapp.net.
- Nghiêm cấm sử dụng phần mềm để lưu trữ, phát tán các dữ liệu vi phạm pháp luật hoặc thực hiện hành vi gây mất uy tín của Wesapp.net.
Điều 11. Trách nhiệm trong trường hợp phát sinh lỗi kỹ thuật
- Wesapp.net cam kết duy trì hạ tầng Cloud ổn định, nỗ lực đảm bảo sự an toàn và liên tục cho hoạt động quản lý của phòng khám.
- Trường hợp phát sinh lỗi phần mềm hoặc sự cố máy chủ làm gián đoạn việc sử dụng của phòng khám, Chủ phòng khám/Nhân viên thông báo cho Ban quản lý qua Hotline hoặc Email hỗ trợ. Wesapp.net sẽ tiến hành khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất.
- Wesapp.net được miễn trừ trách nhiệm bồi thường trong trường hợp gián đoạn do sự cố bất khả kháng (thiên tai, mất điện diện rộng, sự cố cáp quang biển quốc tế...) hoặc lỗi đường truyền internet xuất phát từ phía phòng khám.
Điều 12. Quy trình tiếp nhận & giải quyết khiếu nại
- Bước 1: Chủ phòng khám hoặc Người dùng gửi phản hồi/khiếu nại qua: Khung Chat hỗ trợ trực tuyến trên phần mềm; Tổng đài chăm sóc khách hàng; Email admin@digitalts.co; hoặc trực tiếp tại Văn phòng Công ty.
- Bước 2: Bộ phận Kỹ thuật/Chăm sóc khách hàng của Wesapp.net sẽ liên hệ xác minh nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý kịp thời cho phòng khám.
Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của Ban quản lý Website TMĐT Wesapp.net
- Quyền: Cung cấp tài khoản và hạ tầng phần mềm cho Chủ phòng khám sau khi hoàn tất thủ tục; tạm khóa hoặc thu hồi tài khoản nếu phát hiện phòng khám vi phạm quy chế hoặc gian lận; giữ bản quyền sở hữu trí tuệ toàn bộ phần mềm Wesapp; điều chỉnh bảng giá các gói dịch vụ (có thông báo trước 01 tháng) gửi qua email và thông báo trên phần mềm.
- Nghĩa vụ: Xây dựng hệ thống vận hành ổn định, bảo mật dữ liệu phòng khám; hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật cho phòng khám; tuân thủ các quy định pháp luật về thương mại điện tử và bảo vệ dữ liệu.
Điều 14. Quyền và trách nhiệm của Khách hàng (Chủ phòng khám & Người dùng)
- Quyền của Chủ phòng khám: Sử dụng đầy đủ tính năng phần mềm theo gói dịch vụ đã mua; khởi tạo và phân quyền cho Bác sĩ, Nhân viên; yêu cầu trích xuất dữ liệu phòng khám của mình; đóng góp ý kiến cải tiến phần mềm.
- Nghĩa vụ:
- Thanh toán đầy đủ phí dịch vụ đúng hạn.
- Chịu trách nhiệm quản lý danh sách và hành vi truy cập của các Bác sĩ, Nhân viên được mình cấp tài khoản.
- Đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các dữ liệu y tế, thông tin bệnh nhân nhập vào hệ thống.
- Tuân thủ các quy định về bảo vệ bản quyền, cấm trích xuất dữ liệu và cấm sử dụng phần mềm để huấn luyện AI trái phép tại Điều 9.
Điều 15. Điều khoản áp dụng
- Mọi tranh chấp phát sinh giữa Wesapp.net và Chủ phòng khám/Thành viên sẽ được ưu tiên giải quyết trên cơ sở thương lượng, hòa giải. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, một trong hai bên có quyền đưa vụ việc ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Thành phố Hồ Chí Minh để giải quyết.
- Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Quy chế sửa đổi sẽ được thông báo trước 1 tháng cho Chủ phòng khám/thành viên qua thông báo trên hệ thống. Việc Chủ phòng khám/Thành viên tiếp tục sử dụng phần mềm sau khi Quy chế sửa đổi được công bố đồng nghĩa với việc đã chấp nhận Quy chế sửa đổi đó.
Điều 16. Hiệu lực thi hành
- Quy chế này có hiệu lực chính thức kể từ ngày ban hành
- Ban quản lý Website TMĐT Wesapp.net, các Chủ phòng khám và toàn bộ người dùng hệ thống có trách nhiệm nghiêm túc chấp hành Quy chế này.
(Ban hành kèm theo QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ ĐIỀU KHOẢN DỊCH VỤ CỦA PHẦN MỀM WESAPP.NET)
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
- Mục đích: Quy trình này quy định trình tự, thủ tục tiếp nhận và giải quyết các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại của Khách hàng (Chủ phòng khám, Cơ sở y tế, Bác sĩ và Người dùng) liên quan đến chất lượng dịch vụ, sự cố kỹ thuật, thanh toán hoặc quyền lợi sử dụng Phần mềm quản lý phòng khám Nha Khoa trên nền tảng Wesapp.net.
- Đơn vị quản lý & vận hành: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS (sau đây gọi tắt là "Công ty").
- Nguyên tắc giải quyết:
- Tôn trọng pháp luật Việt Nam, bảo đảm tính công khai, minh bạch, khách quan và tôn trọng quyền lợi hợp pháp của Khách hàng.
- Ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải và hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp.
- Đảm bảo tính bảo mật đối với toàn bộ thông tin phản ánh, dữ liệu phòng khám và thông tin cá nhân của Khách hàng trong suốt quá trình giải quyết.
II. CÁC PHƯƠNG THỨC TIẾP NHẬN PHẢN ÁNH, YÊU CẦU, KHIẾU NẠI
Khách hàng có thể gửi phản ánh, yêu cầu hỗ trợ hoặc khiếu nại đến Công ty qua 04 kênh chính thức sau:
- Tiếp nhận qua Trực tuyến (Khuyên dùng):
- Tính năng Chat hỗ trợ/Trợ giúp trực tiếp trên giao diện Phần mềm Wesapp.net.
- Gửi góp ý/khiếu nại tại khung "Mục Liên hệ & Hỗ trợ" trên Website Wesapp.net
- Tiếp nhận qua Email:
- Email chăm sóc khách hàng & kỹ thuật: admin@digitalts.co
- Tiếp nhận qua Hotline/Điện thoại:
- Hotline hỗ trợ kỹ thuật & tiếp nhận khiếu nại: 0865573379 (Phục vụ từ 08:00 đến 18:00 các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Bảy hàng tuần).
- Tiếp nhận trực tiếp tại Văn phòng Công ty:
- Địa chỉ trụ sở/văn phòng làm việc: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS – 112/8 Nguyễn Lâm, Phường Diên Hồng, Tp Hồ Chí Minh.
III. THỜI HẠN VÀ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI (SLA)
Quy trình giải quyết phản ánh, khiếu nại được thực hiện qua 04 bước chuẩn hóa dưới đây:
BƯỚC 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN (Trong vòng 02 giờ làm việc)
- Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) tiếp nhận thông tin khiếu nại từ các kênh nêu tại Mục II.
- Tiến hành ghi nhận thông tin chi tiết: Tên phòng khám, Thông tin Chủ phòng khám/Bác sĩ, Số điện thoại/Email liên hệ, Mô tả nội dung sự cố/khiếu nại và các bằng chứng/hình ảnh đính kèm (nếu có).
- Gửi xác nhận đã tiếp nhận
- đến Email hoặc SĐT của Khách hàng trong vòng 02 giờ làm việc.
BƯỚC 2: XÁC MINH VÀ PHÂN LOẠI XỬ LÝ (Trong vòng 04 – 12 giờ làm việc)
Công ty tiến hành phân loại sự cố để xử lý chuyên sâu:
- Nhóm 1 - Lỗi kỹ thuật / Sự cố phần mềm / Gián đoạn máy chủ: Chuyển ngay cho Bộ phận Kỹ thuật/Hạ tầng kiểm tra nhật ký hệ thống (log file) và khắc phục khẩn cấp.
- Nhóm 2 - Khiếu nại về Thanh toán / Hóa đơn / Gia hạn gói dịch vụ: Chuyển cho Bộ phận Kế toán đối soát dòng tiền và thông tin giao dịch ngân hàng.
- Nhóm 3 - Tranh chấp về Quản trị / Phân quyền Bác sĩ & Nhân viên: Hướng dẫn Chủ phòng khám (Tài khoản Quản trị) thao tác phân quyền theo đúng Quy chế sử dụng.
BƯỚC 3: ĐƯA RA PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT (Trong vòng 24 – 72 giờ làm việc)
- Đối với sự cố kỹ thuật: Khắc phục ngay lỗi hệ thống. Nếu sự cố kéo dài gây gián đoạn vận hành phòng khám, Công ty sẽ chủ động áp dụng chính sách gia hạn thêm thời gian sử dụng phần mềm tương ứng để bù đắp cho Khách hàng.
- Đối với sự cố thanh toán dư/nhầm: Áp dụng Quy định hoàn tiền hoặc quy đổi ra thời hạn sử dụng theo yêu cầu của Khách hàng trong vòng 12 giờ làm việc
- Thông báo phương án xử lý bằng văn bản (qua Email) hoặc gọi điện trực tiếp thống nhất với Khách hàng.
BƯỚC 4: ĐÓNG PHIẾU HỖ TRỢ VÀ LƯU HỒ SƠ
- Sau khi Khách hàng xác nhận sự cố đã được giải quyết hoàn toàn và đồng ý với phương án xử lý, Bộ phận CSKH sẽ hoàn tất đóng phiếu hỗ trợ.
- Lưu trữ hồ sơ khiếu nại trên hệ thống quản trị để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng dịch vụ và bảo mật dữ liệu.
IV. NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
- Trách nhiệm của CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS :
- Đảm bảo tính sẵn sàng của các kênh tiếp nhận phản ánh 24/7 đối với hệ thống trực tuyến.
- Xử lý khiếu nại đúng thời hạn cam kết; không né tránh hoặc kéo dài thời gian giải quyết gây ảnh hưởng đến hoạt động khám chữa bệnh của phòng khám.
- Bảo mật tuyệt đối toàn bộ Dữ liệu y tế, Hồ sơ bệnh nhân và Doanh thu của phòng khám trong quá trình kiểm tra, khắc phục lỗi kỹ thuật.
- Nghĩa vụ của Khách hàng (Chủ phòng khám & Người dùng):
- Cung cấp thông tin phản ánh trung thực, chính xác và đầy đủ các chứng từ/hình ảnh liên quan đến giao dịch hoặc sự cố kỹ thuật.
- Hợp tác chặt chẽ với Chuyên viên kỹ thuật của Công ty trong quá trình thao tác đối soát, kiểm tra lỗi trên thiết bị phòng khám.
- Không đưa thông tin sai sự thật hoặc có hành vi xúc phạm, gây mất uy tín của Công ty trên các phương tiện truyền thông khi sự việc đang trong quá trình thương lượng giải quyết.
V. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
- Chính sách này có hiệu lực chính thức kể từ ngày ký và được đăng tải công khai trên Websitehttps://Wesapp.net.
- Trong trường hợp xảy ra tranh chấp nằm ngoài khả năng thỏa thuận của Hai Bên, một trong hai bên có quyền đưa vụ việc ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Thành phố Hồ Chí Minh để giải quyết theo quy định của pháp luật Việt Nam.
(Ban hành kèm theo QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ ĐIỀU KHOẢN DỊCH VỤ CỦA PHẦN MỀM WESAPP.NET)
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
- Phạm vi áp dụng: Chính sách này quy định các hình thức, quy trình thanh toán, nghĩa vụ tài chính và chính sách xử lý tiền chênh lệch/hoàn tiền áp dụng cho Khách hàng (Chủ phòng khám/Cơ sở y tế) khi mua các gói bản quyền Phần mềm quản lý phòng khám Nha Khoa (SaaS) trên nền tảng Wesapp.net.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS (sau đây gọi tắt là "Công ty").
- Đơn vị tiền tệ thanh toán: Đồng Việt Nam (VND). Tất cả các giá niêm yết cho gói dịch vụ trên Wesapp.net là giá cuối cùng khách thanh toán. Dịch vụ thuộc diện không chịu thuế GTGT sẽ được hiển thị rõ ràng tại giao diện đặt hàng.
II. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN HỢP LỆ
Khách hàng thanh toán theo phương thức chính thức dưới đây:
1. Thanh toán trực tuyến qua Mã QR tự động
Áp dụng cho khách hàng mua mới gói dịch vụ hoặc gia hạn phần mềm Wesapp. Khách hàng thực hiện thanh toán bằng cách quét mã QR thanh toán động hiển thị tại bước checkout:
- Tài khoản thụ hưởng: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS
- Số tài khoản: 90119968
- Ngân hàng: ACB – Chi nhánh Ba Tháng Hai
- Nội dung chuyển khoản: <Mã giao dịch>-<SĐT chủ phòng khám>-<Ngày tạo ddMMyy>
III. QUY TRÌNH XÁC NHẬN THANH TOÁN VÀ KÍCH HOẠT DỊCH VỤ
- Xác nhận thanh toán tự động: Sau khi Quý khách hoàn tất giao dịch chuyển khoản qua mã QR, hệ thống ngân hàng sẽ gửi thông báo (Webhook) về Wesapp.net. Hệ thống sẽ tự động xác nhận thanh toán thành công trong vòng 1 - 5 phút.
- Kích hoạt tài khoản: Tài khoản phần mềm Wesapp (đăng ký mới hoặc gia hạn) sẽ được hệ thống kích hoạt tự động ngay khi ghi nhận giao dịch thanh toán thành công.
- Thông báo kết quả: Ngay sau khi tài khoản được kích hoạt thành công, hệ thống sẽ gửi Email xác nhận giao dịch kèm Hóa đơn điện tử và Thông tin thời hạn tài khoản tới Email mà Quý khách đã đăng ký.
- Xử lý sự cố gián đoạn: Trường hợp Quý khách đã chuyển tiền thành công nhưng quá 15 phút chưa được kích hoạt tài khoản (do nghẽn mạng ngân hàng hoặc thay đổi nội dung chuyển khoản), vui lòng liên hệ Hotline: 0865573379 hoặc Email admin@digitalts.co
- kèm Ảnh chụp biên lai chuyển tiền để được hỗ trợ kiểm tra và kích hoạt thủ công.
IV. QUY ĐỊNH VỀ XUẤT HÓA ĐƠN NGHĨA VỤ THUẾ (VAT)
1. NGUYÊN TẮC CHUNG
- Cam kết xuất hóa đơn 100%: Tất cả các giao dịch thanh toán phát sinh trên hệ thống Wesapp.net (đăng ký mới, gia hạn gói dịch vụ) đều bắt buộc phải lập và xuất Hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật Thuế Việt Nam.
- Thời điểm xuất hóa đơn: Hóa đơn điện tử được khởi tạo và gửi cho Khách hàng ngay sau khi hệ thống ghi nhận giao dịch thanh toán thành công (hoặc chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo).
- Tính chính xác của thông tin: Hóa đơn sẽ được xuất dựa trên thông tin do Khách hàng chủ động cung cấp tại thời điểm đăng ký/thanh toán. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin này.
2. NGUYÊN TẮC THU THẬP THÔNG TIN XUẤT HÓA ĐƠN
Khách hàng mua dịch vụ tại Wesapp.net lựa chọn 01 trong 03 nhóm thông tin xuất hóa đơn dưới đây trên giao diện thanh toán:
2.1. Nhóm Khách hàng Doanh nghiệp / Công ty
Khách hàng là Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Phòng khám Nha khoa thành lập theo hình thức Doanh nghiệp cần cung cấp:
- Tên Công ty: (Theo đúng Giấy chứng nhận ĐKKD)
- Mã số thuế (MST): (10 số)
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh: (Theo đúng ĐKKD)
- Email nhận hóa đơn: (Email của Kế toán hoặc Đại diện pháp luật)
2.2. Nhóm Khách hàng Hộ kinh doanh (HKD) / Phòng khám Hộ kinh doanh
Khách hàng là Phòng khám nha khoa đăng ký dưới hình thức Hộ kinh doanh cá thể cần cung cấp:
- Tên Hộ kinh doanh: (Ví dụ: Hộ Kinh Doanh Nha Khoa ABC)
- Mã số thuế HKD: (Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế)
- Địa chỉ Hộ kinh doanh: (Theo Giấy đăng ký kinh doanh)
- Email nhận hóa đơn: (Email đại diện HKD)
2.3. Nhóm Khách hàng Cá nhân (Bác sĩ / Nha sĩ / Người dùng cá nhân)
Trường hợp Khách hàng không mua cho công ty/HKD hoặc không có nhu cầu lấy hóa đơn tên doanh nghiệp, hệ thống sẽ xuất hóa đơn ghi nhận cho Cá nhân:
- Họ và tên cá nhân:
- Số CCCD / Định danh cá nhân / Mã số thuế cá nhân: (Khuyến khích cung cấp để bảo đảm quyền lợi)
- Địa chỉ: (Tỉnh/Thành phố nơi cư trú)
- Số điện thoại:
- Email nhận hóa đơn:
- Lưu ý: Nếu Khách hàng cá nhân tích chọn "Không lấy hóa đơn doanh nghiệp", hệ thống vẫn tự động xuất hóa đơn điện tử với thông tin Khách hàng cá nhân (hoặc Bán cho người tiêu dùng) theo đúng quy định của cơ quan Thuế.
3. THUẾ SUẤT GTGT ÁP DỤNG TRÊN HÓA ĐƠN
Tùy thuộc vào danh mục sản phẩm/dịch vụ trên đơn hàng của Khách hàng, hóa đơn sẽ ghi nhận mức thuế suất GTGT tương ứng:Gói bản quyền phần mềm Wesapp.net:
- Thuế suất: Không chịu thuế GTGT (KCT) (Căn cứ quy định về Dịch vụ phần mềm).
4. QUY TRÌNH ĐỔI / CHỈNH SỬA HÓA ĐƠN
4.1. Thời hạn điều chỉnh: Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra Hóa đơn điện tử nhận được qua Email. Nếu có sai sót về Tên, Địa chỉ, MST, Khách hàng cần phản hồi cho Wesapp.net trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hóa đơn.4.2. Quy trình xử lý:
- Sai Tên/Địa chỉ (đúng MST): Wesapp.net thực hiện gửi Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) tới cơ quan Thuế và gửi bản điều chỉnh cho Khách hàng (không cần hủy hóa đơn).
- Sai Mã số thuế / Số tiền / Gói dịch vụ: Hai bên lập Biên bản hủy hóa đơn sai sót và Wesapp.net xuất Hóa đơn điện tử mới thay thế theo đúng quy định.
V. QUY ĐỊNH XỬ LÝ THANH TOÁN THỪA VÀ CHÍNH SÁCH HOÀN TIỀN
1. Nguyên tắc Không hoàn tiền (No Refund):
Do đặc thù dịch vụ tài khoản phần mềm (SaaS) được cấp quyền truy cập và khởi tạo không gian lưu trữ hạ tầng ngay sau khi thanh toán, Công ty không áp dụng chính sách hoàn lại tiền mặt đối với các khoản phí dịch vụ đã thanh toán xuất phát từ nhu cầu chủ quan của Khách hàng.
2. Xử lý trường hợp Thanh toán thừa hoặc Sự cố giao dịch:
Trong trường hợp Khách hàng thanh toán dư tiền so với giá trị gói dịch vụ, Công ty sẽ xử lý như sau:
- Phương án 1 (Gia hạn dịch vụ): Quy đổi số tiền thanh toán thừa thành số ngày/tháng sử dụng phần mềm tương ứng và gia hạn trực tiếp vào tài khoản phòng khám của Khách hàng.
- Phương án 2 (Hoàn tiền chênh lệch): Hoàn lại đúng số tiền nộp thừa vào tài khoản của Khách hàng theo thời hạn:
- Chuyển khoản Ngân hàng: Từ 07 – 15 ngày làm việc kể từ khi nhận văn bản/Email đề nghị chính thức.
VI. AN TOÀN VÀ BẢO MẬT THANH TOÁN
- Công ty cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn bảo mật thông tin tài chính. Chúng tôi không lưu trữ trực tiếp thông tin thẻ ngân hàng hoặc tài khoản cá nhân của Khách hàng trên hệ thống Wesapp.net.
- Mọi thao tác thanh toán trực tuyến/chuyển khoản đều được thực hiện qua hạ tầng bảo mật của Ngân hàng liên kết hoặc Cổng thanh toán được Ngân hàng Nhà nước cấp phép.
(Ban hành kèm theo Quyết định số ....../2026/QĐ-DTS ngày ....../....../2026)
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
- Phạm vi áp dụng: Văn bản này quy định chi tiết về các điều kiện kỹ thuật, pháp lý, giới hạn thời gian, phạm vi địa lý, quy chuẩn sử dụng và các trường hợp hạn chế/tạm ngừng cung cấp dịch vụ Phần mềm quản lý phòng khám Nha Khoa (SaaS) trên nền tảng Wesapp.net.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS (sau đây gọi tắt là "Công ty").
- Đối tượng áp dụng: Khách hàng (Chủ phòng khám/Cơ sở y tế) và các Người dùng ủy quyền (Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân, Dược sĩ, Nhân viên phòng khám).
II. ĐIỀU KIỆN VỀ ĐỐI TƯỢNG VÀ PHÁP LÝ KHI ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG
- Điều kiện đối với Khách hàng (Chủ phòng khám):
- Khách hàng phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, hoặc là tổ chức/doanh nghiệp, hộ kinh doanh được thành lập và hoạt động hợp pháp.
- Khách hàng phải là chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của cơ sở khám chữa bệnh nha khoa.
- Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin đăng ký (Tên phòng khám, Địa chỉ, Mã số thuế/Mã số hộ kinh doanh, Số điện thoại, Email).
- Điều kiện đối với Người dùng ủy quyền (Bác sĩ, Y sĩ, Nhân viên):
- Phải được Tài khoản Quản trị (Chủ phòng khám) chủ động khởi tạo và cấp quyền truy cập trên hệ thống Wesapp.net.
- Tuân thủ đúng phân quyền chức năng nhiệm vụ (Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân...) do Chủ phòng khám quy định.
III. GIỚI HẠN VỀ PHẠM VI LĨNH VỰC VÀ ĐỊA LÝ
- Phạm vi lĩnh vực chuyên môn:
- Phần mềm Wesapp.net được thiết kế chuyên biệt phục vụ công tác quản lý, vận hành, lịch hẹn, hồ sơ bệnh án, kho dược và tài chính dành riêng cho các cơ sở khám chữa bệnh Răng - Hàm - Mặt / Phòng khám Nha khoa.
- Phần mềm không áp dụng cho các mô hình kinh doanh bán lẻ không thuộc lĩnh vực y tế nha khoa hoặc các bệnh viện đa khoa có quy trình nghiệp vụ đặc thù ngoài phạm vi tính năng niêm yết.
- Giới hạn phạm vi địa lý:
- Dịch vụ được cung cấp cho tất cả các phòng khám nha khoa hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
- Khách hàng có thể truy cập phần mềm từ bất kỳ đâu thông qua kết nối Internet, tuy nhiên mọi hoạt động quản lý, dữ liệu bệnh nhân và nghĩa vụ tài chính phải tuân thủ pháp luật hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
IV. ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT VÀ HẠ TẦNG VẬN HÀNH
Để đảm bảo phần mềm Wesapp.net hoạt động ổn định và chính xác, Khách hàng có trách nhiệm tự trang bị hạ tầng kỹ thuật đạt tiêu chuẩn tối thiểu sau:
- Kết nối Internet: Thiết bị truy cập phải có kết nối Internet ổn định (Wifi, Cáp quang hoặc 4G/5G). Công ty không chịu trách nhiệm đối với sự cố gián đoạn dịch vụ xuất phát từ đường truyền Internet của phòng khám.
- Thiết bị truy cập: Máy tính (Desktop/Laptop), Máy tính bảng (Tablet) hoặc Điện thoại thông minh (Smartphone) sử dụng các trình duyệt web hiện đại (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari) bản cập nhật mới nhất.
- Thiết bị ngoại vi (Nếu có nhu cầu kết nối): Máy in hóa đơn, máy in phim X-quang, máy quét mã QR... phải tương thích với các chuẩn kết nối phần mềm thông dụng.
V. ĐIỀU KIỆN VỀ BẢO MẬT VÀ QUYỀN SỞ HỮU DỮ LIỆU
- Trách nhiệm bảo mật tài khoản:
- Chủ phòng khám và các Bác sĩ/Nhân viên có trách nhiệm tự bảo mật thông tin đăng nhập và mật khẩu.
- Công ty không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ tổn thất, rò rỉ dữ liệu nào phát sinh từ việc Khách hàng chia sẻ tài khoản hoặc bị lộ thông tin đăng nhập do lỗi từ phía Khách hàng.
- Quy định về dữ liệu bệnh nhân và doanh thu:
- Toàn bộ dữ liệu bệnh nhân, hồ sơ điều trị, phim chụp, doanh thu của phòng khám thuộc quyền sở hữu tuyệt đối của Khách hàng.
- Công ty cung cấp hạ tầng lưu trữ và cam kết bảo mật theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan. Công ty không được phép truy cập, trích xuất, sử dụng hoặc chia sẻ dữ liệu phòng khám cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Chủ phòng khám.
VI. CÁC HẠN CHẾ VÀ HÀNH VI BỊ CẤM TRÊN NỀN TẢNG
Khách hàng và Người dùng ủy quyền tuyệt đối KHÔNG được thực hiện các hành vi sau:
- Xâm phạm Quyền Sở hữu Trí tuệ:
- Thay đổi, chỉnh sửa, tháo gỡ mã nguồn, dịch ngược (reverse engineer), biên dịch lại hoặc tạo các phần mềm/công cụ tương tự dựa trên mã nguồn và giao diện của Wesapp.net.
- Chia sẻ, bán lại, cho thuê lại hoặc chuyển nhượng tài khoản sử dụng Wesapp.net cho bên thứ ba ngoài phạm vi phòng khám đã đăng ký.
- Cấm trích xuất dữ liệu và Huấn luyện AI trái phép:
- Sử dụng các công cụ tự động (bot, spider, crawler) để cào dữ liệu, trích xuất hàng loạt giao diện, báo cáo phân tích y tế hoặc tính năng của Wesapp.net.
- Sử dụng cấu trúc dữ liệu, thuật toán, quy trình xử lý hoặc nội dung chuyên môn trên Wesapp.net để huấn luyện (train AI), xây dựng, vận hành bất kỳ mô hình AI, Chatbot hoặc phần mềm cạnh tranh nào khác mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của Công ty.
- Lạm dụng hệ thống và vi phạm pháp luật:
- Lưu trữ, phát tán các dữ liệu độc hại, mã độc, vi phạm pháp luật, xâm phạm an ninh quốc gia hoặc thuần phong mỹ tục.
- Cố tình thực hiện các hành vi tấn công từ chối dịch vụ (DDoS), can thiệp vào hạ tầng máy chủ gây ảnh hưởng đến tính khả dụng của nền tảng.
VII. CÁC TRƯỜNG HỢP TẠM NGỪNG HOẶC CHẤM DỨT CUNG CẤP DỊCH VỤ
Công ty có quyền tạm ngừng hoặc chấm dứt vĩnh viễn việc cung cấp dịch vụ phần mềm cho Khách hàng mà không hoàn lại phí trong các trường hợp sau:
- Khách hàng vi phạm nghĩa vụ thanh toán: Quá thời hạn thanh toán/gia hạn gói dịch vụ theo thỏa thuận trong Hợp đồng quá 07 ngày làm việc.
- Khách hàng vi phạm các quy định cấm: Phát hiện Khách hàng vi phạm các hành vi bị cấm quy định tại Mục VI văn bản này.
- Theo yêu cầu của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: Khi có văn bản yêu cầu chính thức từ cơ quan Công an, Tòa án hoặc các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
VIII. GIỚI HẠN TRÁCH NHIỆM VÀ TRƯỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG
- Giới hạn trách nhiệm:
- Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống phần mềm vận hành ổn định theo đúng các tính năng đã niêm yết.
- Công ty không chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu y tế, chẩn đoán lâm sàng, đơn thuốc hoặc các thông tin do Bác sĩ/Nhân viên phòng khám nhập vào hệ thống.
- Trường hợp Bất khả kháng:
- Công ty được miễn trừ trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi dịch vụ bị gián đoạn do các sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát hợp lý, bao gồm nhưng không giới hạn: Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, sự cố cáp quang biển quốc tế, sự cố hạ tầng điện/Cloud toàn cầu, hoặc sự thay đổi chính sách pháp luật của Nhà nước.
(Ban hành kèm theo Quyết định số ....../2026/QĐ-DTS ngày ....../....../2026)
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
- Phạm vi áp dụng: Văn bản này quy định chi tiết về phương thức bàn giao, kích hoạt và cung cấp dịch vụ; các điều kiện chấm dứt dịch vụ; quy trình xử lý dữ liệu và chính sách tài chính/hoàn tiền áp dụng cho Khách hàng (Chủ phòng khám/Cơ sở y tế) khi đăng ký sử dụng Phần mềm quản lý phòng khám Nha Khoa (SaaS) trên nền tảng Wesapp.net.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS (sau đây gọi tắt là "Công ty").
- Đối tượng áp dụng: Khách hàng (Chủ phòng khám) và các Người dùng ủy quyền (Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân, Dược sĩ, Nhân viên phòng khám) được khởi tạo tài khoản trên hệ thống.
II. PHƯƠNG THỨC CUNG CẤP VÀ BÀN GIAO DỊCH VỤ
Do sản phẩm là Phần mềm quản lý nha khoa được cung cấp dưới dạng dịch vụ phần mềm trên nền tảng điện toán đám mây (SaaS), việc cung cấp và bàn giao dịch vụ được thực hiện theo quy trình trực tuyến chuẩn hóa như sau:
- Khởi tạo và Kích hoạt Tài khoản:
- Ngay sau khi Khách hàng hoàn tất đăng ký gói dịch vụ và thanh toán thành công theo quy định tại Chính sách Thanh toán, hệ thống sẽ tự động hoặc bán tự động khởi tạo không gian lưu trữ (Database) riêng biệt cho phòng khám.
- Thông tin kích hoạt Tài khoản quản trị (Master Account) bao gồm: Tên đăng nhập, Đường dẫn truy cập và thông báo "Mật khẩu: như bạn đã tạo khi đăng ký" sẽ được gửi qua Email của Chủ phòng khám trong vòng 05 đến 15 phút (trong giờ hành chính).
- Phương thức Bàn giao Chứng từ và Hợp đồng:
- Bản điện tử: Giấy xác nhận kích hoạt dịch vụ, Hóa đơn GTGT điện tử và bản ghi Quy chế/Điều khoản dịch vụ được gửi trực tiếp qua Email của Khách hàng.
- Bản cứng (Theo yêu cầu): Hợp đồng dịch vụ bản gốc, Phiếu thu/Biên nhận thanh toán và Phiếu bàn giao tài khoản sẽ được chuyển phát miễn phí tận nơi đến địa chỉ phòng khám của Khách hàng trên toàn quốc.
- Quyền Quản trị và Phân quyền sử dụng:
- Sau khi tiếp nhận Tài khoản quản trị, Chủ phòng khám toàn quyền chủ động khởi tạo các tài khoản phụ và phân quyền chức năng cho Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân, Dược sĩ, Nhân viên phòng khám.
- Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống (Uptime) và hỗ trợ kỹ thuật hướng dẫn sử dụng trực tuyến cho Khách hàng.
III. CHÍNH SÁCH CHẤM DỨT DỊCH VỤ
Dịch vụ sử dụng phần mềm Wesapp.net có thể chấm dứt thuộc một trong các trường hợp sau:1. Các trường hợp chấm dứt dịch vụ:
- Chấm dứt do hết thời hạn Gói dịch vụ: Dịch vụ tự động chấm dứt khi hết thời hạn gói cước mà Khách hàng không thực hiện gia hạn. Công ty sẽ gửi thông báo cảnh báo qua Email/Hệ thống trước 30 ngày, 07 ngày và 03 ngày để Khách hàng chủ động gia hạn.
- Chấm dứt theo đề nghị của Khách hàng (Chủ phòng khám): Khách hàng có quyền yêu cầu chấm dứt sử dụng dịch vụ trước thời hạn bằng cách gửi thông báo bằng văn bản hoặc Email chính thức đến Công ty trước ít nhất 30 ngày.
- Chấm dứt đơn phương từ phía Công ty (do vi phạm): Công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và tước quyền truy cập tài khoản ngay lập tức mà không phải bồi thường trong các trường hợp:
- Khách hàng vi phạm nghiêm trọng Quy chế sử dụng: Cố tình can thiệp mã nguồn, cào dữ liệu, chia sẻ tài khoản cho bên thứ ba ngoài phòng khám, hoặc sử dụng dữ liệu/giao diện phần mềm để huấn luyện AI trái phép.
- Khách hàng sử dụng phần mềm với mục đích vi phạm pháp luật hoặc có yêu cầu ngừng cung cấp dịch vụ bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Từ ngày 01 đến hết ngày thứ 07 (07 ngày ân hạn): Toàn bộ tài khoản nhân sự và Chủ phòng khám vẫn được duy trì truy cập và sử dụng phần mềm bình thường.
- Từ ngày thứ 08 đến hết ngày thứ 30:
- Hệ thống khóa quyền truy cập của tất cả tài khoản nhân viên (Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân...).
- Duy nhất tài khoản Chủ phòng khám được phép đăng nhập ở Chế độ chỉ xem (Read-only) để chủ động trích xuất (Export) toàn bộ Dữ liệu bệnh nhân, Lịch sử điều trị và Báo cáo tài chính ra định dạng file tiêu chuẩn (Excel/CSV).
- Sau ngày thứ 30: Hệ thống sẽ chính thức khóa hoàn toàn tài khoản và tiến hành xóa an toàn, vĩnh viễn toàn bộ dữ liệu của phòng khám trên máy chủ lưu trữ theo Quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân.
IV. CHÍNH SÁCH HOÀN TIỀN (NGUYÊN TẮC KHÔNG HOÀN TIỀN)
- Quy định chung về Nguyên tắc Không Hoàn Tiền (No Refund):
- Do đặc thù của dịch vụ phần mềm SaaS, khi tài khoản quản trị được khởi tạo, Công ty phải phân bổ ngay lập tức hạ tầng máy chủ (Server/Cloud), dung lượng lưu trữ và chi phí bản quyền kỹ thuật cho phòng khám.
- Do đó, Công ty KHÔNG ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH HOÀN TRẢ TIỀN MẶT HOẶC CHUYỂN KHOẢN cho các khoản phí dịch vụ đã thanh toán trong trường hợp Khách hàng đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do nhu cầu chủ quan hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
- Các trường hợp ngoại lệ được xem xét Hoàn tiền hoặc Bù đắp Dịch vụ:
- Trường hợp 1 - Thanh toán thừa / Thanh toán trùng lặp:
- Nếu Khách hàng do nhầm lẫn đã chuyển khoản dư tiền hoặc thanh toán trùng nhiều lần cho cùng một đơn hàng, Công ty sẽ hoàn lại 100% số tiền nộp thừa sau khi đã đối soát chứng từ ngân hàng.
- Thời gian hoàn tiền:
- Chuyển khoản ngân hàng: Từ 07 – 15 ngày làm việc.
- Phương án thay thế: Khách hàng có thể chọn quy đổi số tiền nộp thừa thành số ngày/tháng sử dụng phần mềm gia hạn tương ứng.
- Trường hợp 2 - Sự cố kỹ thuật gián đoạn dịch vụ kéo dài (SLA):
- Trường hợp hệ thống máy chủ Wesapp.net gặp sự cố nghiêm trọng do lỗi kỹ thuật của Công ty khiến phần mềm ngưng hoạt động liên tục từ 03 ngày làm việc trở lên trong một tháng, Công ty sẽ bù đắp bằng cách gia hạn thêm thời gian sử dụng miễn phí cho phòng khám tương ứng gấp 02 lần số ngày bị gián đoạn.
- Trường hợp Công ty hoàn toàn không thể phục hồi hệ thống trong vòng 30 ngày, Công ty sẽ hoàn trả lại phần phí dịch vụ tương ứng với thời gian còn lại của gói cước mà Khách hàng chưa sử dụng.
V. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
- Chính sách này là một phần không thể tách rời của Quy chế hoạt động và Điều khoản dịch vụ trên nền tảng Wesapp.net.
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP SỐ DTS cam kết thực hiện đúng, công khai, minh bạch các quy định tại chính sách này nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Khách hàng và cơ sở y tế.